プレスリリース配信後に気をつけること
ようやく一本のプレスリリースを作成し、無事メディアに向けて配信完了。
でも、「これで安心！」とひと息つくにはまだ早いですよ。
プレスリリースの配信は、あくまで興味を持ってもらうための種まき。目標は情報をメディアに露出させることです。メディア掲載に繋がるかどうかは、配信後の広報の対応しだいで決まるといっても過言ではありません。
プレスリリース配信直後は連絡が取れる状態にしておこう
送られてきたプレスリリースを記者が目にして、興味を持ったとします。しかし、その情報だけを元に記事や特集を制作することはほとんどありません（まれに、プレスリリースをそのまま転載したような残念な記事もありますが……）。
きちんとしたメディアであれば、その記者ならではの切り口を見つけ、話題を広げたり疑問点を解消したりするために広報担当者へ取材を申し込みます。
でも、連絡をしても広報担当者が不在だったり、欲しい情報がすぐに得られなかったりしたら……？
プレスリリースは、一日に何百通も配信されています。ほかの情報ですぐに記事にできるものがあれば、そちらが選ばれてしまうかもしれません。
せっかくのチャンスをムダにしないために、以下の３点には気をつけましょう。
広報担当者が電話に出られるようにしておく
メディアが広報担当者にコンタクトを取りたいとき、真っ先に使う手段は電話です。特に締め切りに追われている記者は、電話取材を実施し、そのまま記事の制作に入ることも少なくありません。
広報担当者は、プレスリリースを配信した日は終日電話対応ができる状態にしておき、長時間の離席を避けましょう。昼食は、ちょっと我慢して電話が取れる状況で手短に済ませた方が無難です。会議なども入れないように、スケジュールを組むときに注意してみてくださいね。
離席が必要な場合は、社内のメンバーに情報共有する
プレスリリースの内容は、それを練り上げた本人が一番よく理解しているはず。質問には、広報担当者から回答するのが望ましい対応です。しかし、急用などでどうしても離席が必要な場合は、社内で情報共有しておきましょう。
社内に情報を把握している人がいないと、せっかく電話取材を申し込んでくれた記者はガッカリしてしまいます。それだけでなく、「あの会社は情報共有ができていない」というイメージを持ってしまい、後々の関係性に響きかねません。
特にさまざまな人が電話対応をしている企業であれば、「メディアから連絡が入るかもしれない」というひとことを添えて、プレスリリース配信と同時に要点を共有しておきましょう。
また、メディア向けに配信するプレスリリースの問い合わせ先には、広報担当者の連絡先として社用の携帯番号を併記しておくことがオススメです。
メールは即レス！
電話以外に、メールで問い合わせが入ることもあります。その場合は最優先で対応し、30分以内には回答をレスポンスできるようにしましょう。
返信後には、簡単に挨拶の電話をするとより丁寧です。その後の進め方がスムーズになるよう、メールを返信した旨とあわせて、「追加で質問があればいつでもお電話くださいね」と伝えましょう。
準備を徹底しよう
電話やメールにすぐに対応できる状況でも、こんなことが起こるかもしれません。
- 電話で質問されたことに答えられず、「確認します」と切電してしまった
- 「高解像度の画像を送ってほしい」と言われたが、用意していなかった
プレスリリースを配信する前には、よくある質問を想定したり、画像をファイルでまとめておいたりなど、準備を徹底しましょう。
取材対応を終えれば、ようやくひとつの記事が世の中に出ます。お疲れさまでした！ 記事の活用方法なども、またあらためてご紹介しますね。
